Gerenciar as notas fiscais de um estabelecimento não é uma tarefa fácil, considerando o volume de notas que entram e saem diariamente. Existem diferenças entre notas de serviços e notas de mercadorias. Da mesma forma, é preciso separar as notas fiscais de entrada das de saída.

Para facilitar a sua vida, preparamos esta pauta. Veja como funciona a emissão de nota de entrada e saída em uma oficina mecânica!

A importância de agir dentro da lei

Somente com o negócio devidamente formalizado (microempresa, pequena empresa, média empresa, microempreendedor individual) você poderá e deverá fazer a emissão de nota fiscal.

A emissão de nota e cupom fiscal é obrigatória.

Lembre-se de:

• informar-se sobre os programas de combate à sonegação e certificar-se de que seu negócio está operando dentro da lei;

• fazer o preenchimento das notas de forma correta, com o auxílio de um contador;

• corrigir os erros rapidamente;

• sempre receber bem o fisco.

O funcionamento da emissão de nota nas oficinas mecânicas

Na verdade, uma oficina mecânica tanto pode prestar serviços como vender mercadorias. A prestação de serviços geralmente envolve a necessidade de trocar alguma peça, e essa peça pode ser vendida pela própria oficina, facilitando a vida do cliente e oferecendo mais oportunidades para o dono do estabelecimento.

No que se refere à venda dos produtos, será preciso fazer a emissão de nota de venda de mercadorias, ou seja, a NF-e comum, sobre a qual incide o famoso ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), da alçada do governo estadual.

No que se refere à prestação de serviços, será necessária a emissão de nota fiscal de prestação de serviços, ou seja, a NFS-e. Sobre ela incide o ISS, o Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (também conhecido como ISSQN), que pertence ao município.

As diferenças entre notas fiscais de entrada e de saída

Veja agora como funciona a emissão de nota fiscal de entrada e saída e a importância de cada uma.

Nota fiscal de entrada

A emissão de nota de entrada ocorre quando você compra mercadorias para sua oficina mecânica, ou seja, você emite a nota fiscal de entrada para registrar que uma determinada mercadoria deu entrada em sua empresa. Acontece também quando você compra o serviço de alguma outra empresa ou empreendedor individual formalizado.

Todo produto ou serviço que entra em sua oficina deve ser registrado, excetuando-se alguns casos em que não seja obrigatória a emissão de nota fiscal. Desse modo, mantém-se a legalização do produto ou serviço entre fornecedores e clientes.

Assim, existem casos especiais em que se deve emitir a nota de entrada:

• mercadoria direcionada para produtor que não está obrigado a realizar a emissão de nota fiscal;

• em devoluções de mercadoria, já que a pessoa física que comprou não emite nota fiscal e ela voltará para o estoque de peças;

• em casos de mercadoria importada diretamente de fora do país;

• no retorno das mercadorias que forem exibidas em feiras e outros eventos de exposição;

• quando o produto for arrematado em leilão ou em outras licitações públicas.

Nota fiscal de saída

A oficina mecânica deve fazer a emissão de nota fiscal de saída sempre que prestar um serviço ou vender uma mercadoria a um cliente.

Quando você vende uma peça, a nota fiscal de saída deve ser emitida antecipadamente, pois nenhuma mercadoria pode circular sem NF-e.

Quando você presta um serviço, poderá emitir a nota de saída depois que o serviço tiver sido executado.

A emissão de nota fiscal de forma gratuita

Para sua oficina mecânica emitir nota de serviços gratuitamente por meio da internet, existem diferentes opções. Como se trata de um documento municipal, cada cidade poderá ter suas próprias condições.

Mas veja alguns passos básicos para a emissão de nota de serviço e de mercadorias.

Site da prefeitura integrado ao da Receita

Você deve preencher um formulário de credenciamento pelo site da prefeitura de sua cidade, receberá um protocolo e deverá comparecer à sede administrativa com a documentação pedida (protocolo, CPF, documento de identificação do representante da empresa e dos atos constitutivos).

Para acessar o sistema online, você poderá usar uma senha ou o certificado digital. É preciso verificar se todos os dados fornecidos estão certos, como regime de tributação, inscrição municipal, razão social, atividades desenvolvidas, CNPJ.

Para a emissão de nota de serviços, você escolhe a forma de emissão: intermediação, substituição ou emissão comum. Depois, selecione a atividade da empresa conforme o cadastro na prefeitura da cidade. Em alguns casos, será preciso fazer a dedução da base de cálculo (baixa de materiais, por exemplo).

O detalhamento da NFS-e consiste na descrição do serviço e de seu valor, das horas de trabalho e outros pontos. Depois de tudo, a emissão de nota deve ser validada. É possível enviar a NFS-e ao cliente por meio de e-mail.

Para a emissão de nota de mercadorias, acesse diretamente o emissor gratuito da SEFAZ de seu estado.

Sistemas online

Um desses sistemas é o do blog Qipu, que oferece para as oficinas mecânicas a opção de emissão gratuita cadastrando a senha do site da prefeitura ou certificado digital no aplicativo do Qipu.

Depois da validação, você cadastra seu serviço no campo especificado e, ao finalizar, clica em “emitir nota fiscal”. A NFS-e será emitida e tanto você como seu cliente receberão um e-mail com o link da nota (é obrigatório o envio da NFS-e ao cliente).

Muitas cidades podem emitir NFS-e usando o Qipu (confira a lista de municípios).

Para emissão de NF-e, também há sistemas online temporária ou definitivamente gratuitos, como o TiraNota.

Softwares

Muitas empresas adotaram emissores de nota fiscal privados devido à notícia de que o emissor gratuito da SEFAZ seria desabilitado em 2017, fato que não aconteceu.

A aquisição de um emissor exige certo grau de investimento. No entanto, de qualquer forma, isso é bem compensatório: trata-se de um produto da própria empresa que, em geral, oferece funcionalidades diversas e maior agilidade. Além disso, pode ser integrado a outros sistemas automatizados já existentes na organização.

Esses softwares permitem a emissão de nota de mercadoria e serviço, entrada e saída.

Envio de nota fiscal

Para obter um envio prático de notas fiscais eletrônicas de oficinas mecânicas, o site Mapfre desenvolveu um sistema online. Também exige um cadastro simples.

As notas de peças ou serviços precisam ser anexadas ao Termo de Quitação. Ao final, vale a pena guardar o número do protocolo de transmissão. A Mapfre é uma das maiores prestadoras de serviço do mundo, atuando em mais de 49 países, espalhados pelos 5 continentes.

E você, já faz a emissão de nota fiscal corretamente? Que tal seguir a Emaster Elevadores nas redes sociais? Estamos no Facebook, Twitter e YouTube!