Conquistar a satisfação e a fidelidade do cliente, oferecendo serviços de qualidade num estabelecimento sério e comprometido, necessita de planejamento e também de uma estrutura física e administrativa bem organizada.

Existe uma série de ferramentas simples que ajudam a manter o controle das atividades, o que é fundamental para ter uma boa gestão e conquistar clientes. O organograma é uma estrutura que representa a hierarquia de gerenciamento de como o estabelecimento é administrado.

Neste artigo, vamos apresentar como montar um organograma e como essa estrutura de cargos pode contribuir para a otimização dos serviços prestados na sua oficina mecânica. Confira!

O que é um organograma?

O organograma é uma ferramenta que demonstra o funcionamento de uma empresa, apresentada por um gráfico. Nesse gráfico, são apresentadas as relações funcionais, a hierarquia de autoridade e responsabilidade, bem como as funções e cargos.

O principal objetivo do organograma é deixar mais clara a comunicação interna e o fluxo de trabalhos. Dessa forma, ele contribui para agilizar os processos internos e diminuir possíveis barreiras entre empresa, fornecedores e parceiros, por exemplo.

Qual a importância de um organograma para a sua oficina?

O organograma é importante para que todos compreendam a estrutura organizacional da oficina. Com ele fica fácil identificar quem são os responsáveis pelos departamentos e setores, e quem desempenha cada função.

Esse conhecimento facilita identificar problemas e promover soluções rápidas e eficazes, uma vez que todos os cargos e funções estão presentes no organograma. A comunicação fica mais clara e objetiva, otimizando a gestão da oficina.

Quais as vantagens e desvantagens de um organograma?

A primeira vantagem é a organização interna, pois ajuda a simplificar o funcionamento administrativo e operacional, fazendo com que todos saibam a quem deve se reportar, diante de qualquer situação ou problema, e para prestar contas de suas obrigações.

Essa estrutura pode ser usada de maneira estratégica, centralizando as informações. Assim, permite ao gestor ou empreendedor ter uma visão de toda a organização, mostrando quais as áreas que necessitam de mais investimentos para a melhoria dos processos.

A desvantagem ocorre quando o organograma não é elaborado de maneira adequada. Nesse sentido, é muito importante tomar cuidado para não engessar os colaboradores, impedindo que cresçam por estarem presos a entraves burocráticos.

Também é necessário gerenciar conflitos, visto que, assim que a hierarquia é exposta, gera uma competição negativa entre os funcionários.

Como fazer um organograma?

Cada empresa tem uma estrutura própria, por isso, antes de elaborar um organograma, é preciso fazer um estudo definindo qual o objetivo e o que se pretende demonstrar com ele.

Existem vários tipos de formatos de organograma — o vertical, o horizontal, o circular, o funcional, o matricial, entre outros. Depende da empresa decidir qual o modelo mais adequado ao seu negócio.

Geralmente, no organograma, os departamentos, setores e funções são representados por retângulos, e cada um deles representa uma tarefa ou um conjunto de atividades.

No formato de organograma horizontal, por exemplo, os retângulos são apresentados nos mesmo nível, ou seja, as pessoas responsáveis por essas atividades têm o mesmo grau de autoridade e responsabilidade. Assim, em uma oficina, o mecânico, o funileiro e o borracheiro nesse formato têm a mesma autoridade.

Já no formato vertical, onde os retângulos são posicionados um acima do outro e diretamente ligados, a função que está acima tem mais autoridade do que a debaixo. Em se tratando de uma oficina, na ordem do exemplo acima, o mecânico tem mais autoridade que o funileiro, que tem mais autoridade que o borracheiro.

A criação de um organograma deve ser bem estudada e representar a estrutura atual da empresa e não a que as pessoas acreditam ser a ideal. Ele não deve apresentar o nome das pessoas, e sim os cargos.

O organograma é uma importante ferramenta administrativa que promove a visualização da estrutura da oficina mecânica para todos e auxilia no processo de especialização e qualificação dos serviços.

E então, gostou do conteúdo deste post? A sua oficina já possui um organograma? Deixe o seu comentário e compartilhe com a gente e os demais leitores a sua experiência e opinião!